Afinal, o que é Pabx?

Um sistema PABX é um equipamento presente em diversas empresas e escritórios que têm a necessidade de conectar ambientes por linha telefônica. A sigla em inglês significa Private Automatic Branch Exchange (Troca Automática de Ramais Privados), e caracteriza sua principal função: viabilizar uma rede interna de telefonia, oferecendo facilidade e eficiência à rotina de trabalho.

Estes aparelhos aperfeiçoam o sistema de comunicação, melhorando o atendimento e a comunicação corporativos, permitindo maior organização no ambiente profissional. Ao instalar o dispositivo, pode-se dar um destino correto às ligações, implantando um ramal por setor, ou ainda, otimizar o trabalho, realizando chamadas simultâneas, por exemplo.

Conheça as funções deste equipamento e as características dos PABXs analógico, híbrido, IP ou em nuvem para escolher o que melhor atende às necessidades da sua empresa.


O que é um sistema PABX?


O PABX é uma central telefônica. De um modo simplificado, o aparelho conecta-se diretamente à uma operadora de telefonia (com uma ou mais linhas), da mesma maneira que um telefone comum. O diferencial é que ele permite a conexão direta com outras linhas internas, inclusive sem fio, por meio de ramais. Assim, de forma automática (após a configuração feita pelo usuário) e sem a intervenção de um operador ou da telefonista, este equipamento direciona a chamada para o ramal escolhido.

O direcionamento das chamadas externas para os ramais e a possibilidade de comunicação interna oferece mais eficiência e rapidez no atendimento das demandas. Além disso, permite uma redução de custos, ao selecionar a opção (operadora ou plano) mais em conta para economizar no final do mês.

É possível, por exemplo, ligar para os ramais internos, assim como fazer a transferência de ligações entre eles, sem custos extras e com sigilo total. Fora da central, não é possível ‘puxar’ o ramal e escutar a conversa, como ocorre quando há dois aparelhos na mesma linha.

A conexão externa é mantida, ou seja, cada ramal pode realizar chamadas normalmente para qualquer outro telefone (desde que esteja liberado para a função) e também é possível bloquear interurbanos e chamadas para celular.


PABX analógico, híbrido, IP ou em nuvem: qual escolher?


A principal função das centrais telefônicas é interligar ramais e linhas, sejam analógicas, híbridas ou IP. Assim, pode-se encontrar no mercado três tipos disponíveis de centrais telefônicas: uma totalmente analógica, para linhas convencionais, outra voltada para a tecnologia IP – que utiliza a conexão de internet para chamadas – e outra híbrida que integra as diferentes tecnologias. Além disso, há a opção de gerenciar e manter o sistema em nuvem.

Vamos às características de cada um:


PABX analógico


O PABX analógico é a opção mais básica e de menor custo. É ideal para empresas de pequeno e médio porte que desejam profissionalizar sua comunicação. Suas principais funções são:

  • Seleção automática de linhas – ao realizar a ligação, a central verifica o melhor plano que o cliente tem em cada linha, gerando mais economia;

  • Ramal econômico – programa um limite de tempo para cada ligação; por exemplo, o telefone de um colaborador pode ser programado para fazer chamadas de no máximo cinco minutos e, quando passar do tempo, a ligação cairá;

  • Controle das chamadas telefônicas internas e externas;

  • Chamada em espera;

  • Possibilidade de inserir um menu para encaminhar o atendimento (Atendimento Automático Digital por uma DISA – URA);

  • Possibilidade de programar um ramal para realizar o desvio externo;

  • Conexão com porteiros eletrônicos;

  • Possibilidade de integrar a um software de tarifação para realizar o controle de chamadas ;

  • Transferência de chamadas;

  • Identificador de chamadas;

  • Reuniões por telefone (chamada em conferência);

  • Bloqueio no recebimento de chamadas a cobrar.

PABX IP


O sistema PABX IP utiliza a tecnologia VoIP como base para seu funcionamento. A comunicação VoIP (voz sobre protocolo de internet) opera por meio da conversão da voz em pacotes de dados. Eles são transmitidos de um ponto a outro, da mesma forma como é feito com textos, vídeos e imagens que circulam pela internet. Uma das principais vantagens é a redução de custos e a praticidade para as empresas.

Por utilizar a conexão de internet para o tráfego de voz – por meio de uma rede IP – o PABX IP oferece recursos adicionais, como:

  • Utilizar a mesma estrutura de cabeamento da internet para telefonia;

  • Ter mais qualidade nas chamadas com voz em alta definição;

  • Tornar o celular um ramal móvel por meio de um aplicativo instalado no aparelho.

O aparelho permite que as ligações sejam feitas por um software instalado nos computadores da empresa. Para poder ter a qualidade necessária para chamadas empresariais, é válido ter conta em uma operadora VoIP e instalar softphones, garantindo o suporte de áudio necessário para realizar as funções.

Vale ressaltar que, para garantir os benefícios, é importante contratar um técnico autorizado para elaborar o projeto e instalar corretamente a central telefônica IP. É um profissional capacitado e que pode fazer com que o equipamento entregue todas as suas funcionalidades, além de realizar as atualizações e manutenções necessárias.

Um projeto de PABX IP apresenta um custo relativamente maior do que o analógico. No entanto, ele oferece mais recursos e funcionalidades necessárias para médias e grandes empresas. Isso significa que o sistema pode representar uma redução de gastos mais significativa ao longo tempo, devido às vantagens que ele proporciona (que veremos mais adiante neste texto).


PABX híbrido


O PABX híbrido contempla todas as funções do analógico e integra as tecnologias analógica, digital e IP. Assim, a empresa pode escolher em que momento usar a mais adequada às suas demandas. Veja mais algumas funcionalidades deste tipo de aparelho:

  • Terminais com tecnologia digital;

  • Maior capacidade de ramais;

  • Consulta de portabilidade para números de celular – sua ligação sempre sairá pela operadora que possibilita mais economia;

  • Estrutura flexível – a capacidade da central se molda de acordo com a necessidade da empresa;

  • Realização de chamadas com tecnologia IP;

  • Facilidade na configuração do sistema PABX;

  • Possibilidade de interligação com outros PABX;

  • Possibilidade de interligação com computadores, que podem ter mais ramais;

  • Interligação entre matriz e filial através da tecnologia VoIP;

  • Possibilidade de programar um ramal para realizar o desvio externo;

  • Conexão com porteiros eletrônicos;

  • Possibilidade de inserir vários menus e submenus para encaminhar para diferentes áreas de atendimento (Atendimento Automático Digital por mais de uma DISA – URA).

Entenda melhor como funciona um PABX híbrido.


PABX em nuvem


Outra opção é usar um sistema PABX em nuvem. Ele funciona como um PABX IP, mas não é necessário instalar um software instalado nos computadores da empresa. Todo o gerenciamento e armazenamento é em nuvem, ou seja, na internet. Assim, a configuração é simples e rápida, com tecnologia plug-in play, e o investimento inicial é baixo. Algumas outras características e possibilidades são:

  • Comunicação em tempo real para todos os navegadores, aplicativos e dispositivos móveis. Facilidade para acessar as funções do ramal. Com um softphone, é possível utilizar o ramal a qualquer hora, de qualquer lugar. Basta instalar e configurar um aplicativo no smartphone;

  • Executa chamadas de voz e vídeo pelo navegador web;

  • Call Center com DAC, URA e discador automático. Permite importar mailings com um sistema profissional para agilizar o atendimento dos clientes. A plataforma liga automaticamente para cada um deles;

  • Captura de tela e gravação de chamadas. É possível gravar todas as chamadas recebidas e originadas na sua empresa, além de fazer capturas de tela com facilidade;

  • Correio de voz web. O sistema tem a opção de receber recados quando estiver ocupado. Cada ramal possui sua própria caixa postal, com mensagem personalizada;

  • Pode gerar relatórios em tempo real essenciais para uma melhor gestão das filas de chamadas feitas e recebidas em Call Center;

  • Facilidade de alterar e adicionar ramais sem a necessidade de passagem de cabos e outras configurações.

O PABX em nuvem é uma opção bastante flexível. Serve tanto para pequenas empresas, uma vez que o custo de implementação é baixo, quanto para grandes empresas, pois tem recursos de gerenciamento modernos e possibilidade de integração de sistemas. Além disso, é vantajoso porque elimina gastos com manutenção.


Sistema PABX: vantagens para sua empresa


Agora que você já conhece os tipos de PABX, vamos apresentar as vantagens do uso na sua empresa.


1. Melhorias no atendimento


O PABX IP conta com a tecnologia URA (Unidade de Resposta Audível), que possibilita atender ligações por meio de uma gravação personalizada. Esse recurso facilita o direcionamento da chamada para o setor adequado e reduz a quantidade de atendentes necessários para suprir uma demanda. Além de tornar o atendimento mais eficiente, a URA promove a economia de recursos humanos e financeiros.


2. Ganho de produtividade


Por estar conectado à internet, o PABX IP pode ser utilizado por dispositivos móveis, ampliando o que antes estava restrito à comunicação entre ramais. Desse modo colaboradores conseguem acessar o sistema de onde estiverem e fazer os contatos necessários de forma mais dinâmica, aumentando sua produtividade.


3. Redução de custos


O sistema PABX IP conecta os sistemas de comunicação da empresa, permitindo chamadas gratuitas entre departamentos e até mesmo entre filiais. A economia com ligações telefônicas feita desta forma é bastante grande, contribuindo para reduzir os custos operacionais.


4. Ramais unificados


Com a tecnologia PABX IP, é possível unificar ramais do sistema VoIP ou da telefonia convencional. Isso elimina a necessidade de mudanças de número e facilita a adaptação dos colaboradores.


5. Facilidade na gestão da rede


Por ter a capacidade de integrar todos os ramais de telefonia em uma única rede de dados, o sistema PABX IP facilita bastante a administração de rede, ajudando a detectar e corrigir eventuais problemas. Ao mesmo tempo, o sistema é capaz de adicionar e remover canais de forma ágil, o que facilita a manutenção e diminui o tempo ocioso ocasionado por ela.


6. Proporciona dados otimizados


Por usar a mesma estrutura de cabeamento da telefonia, a transmissão digital otimiza de forma considerável o processo de comunicação. Para efeito de comparação, em média, o tempo e os recursos necessários para o uso da comunicação VoIP é 50% mais baixo do que as chamadas tradicional.


7. Gerenciamento facilitado


O PABX IP é totalmente configurado através de interface web, simplificando a realização de ajustes e manutenções. Interfaces intuitivas permitem que mesmo pessoas leigas possam realizar alterações básicas, caso sejam necessárias. Mas lembramos que é importante contar com um técnico especializado para o projeto e o suporte.


8. Imagens


A tendência crescente do uso de chamadas por vídeo também está contemplada no sistema PABX IP. Com o uso da tecnologia VoIP, as videoconferências podem ser realizadas de forma simples e eficaz, aumentando a proximidade entre usuários.


9. Melhor visibilidade de status


Nas redes analógicas, pode ser difícil obter informações sobre o status do sistema. Já com a tecnologia digital, essa tarefa é muito simples e pode ser feita por meio de interfaces de gerenciamento via web, possibilitando verificações precisas e constantes do sistema de telefonia.


10. Ligações feitas de qualquer lugar do globo


Com a tecnologia VoIP, a base de comunicações é o protocolo SIP (Protocolo de Iniciação de Sessão), o mesmo utilizado na criação de sessões multimídia. Este protocolo permite realizar ligações de qualquer lugar, com custo reduzido.


11. Gestão de Call Center


O sistema PABX é excelente para gerenciar as ligações de um call center. Importação de mailings, direcionamento das chamadas, realização de chamadas automáticas, controle das ligações, armazenamento. Tudo isso proporciona mais produtividade e qualidade do atendimento.


Conclusão


Como vimos, não faltam opções para quem deseja dinamizar a comunicação telefônica de sua empresa, seja interna ou externamente. Há soluções para todos os bolsos e necessidades, incluindo tecnologias híbridas que unem de forma eficaz o PABX analógico ao digital.

Em caso de dúvidas, fale com nossos especialistas!


Fonte: Intelbras

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