A principal distinção entre eles é na forma de funcionamento do sistema. No PABX convencional, um equipamento é responsável por fazer as ligações. Em alguns casos esse modelo pode demandar um maior investimento em outros recursos, como cabeamento e a compra de aparelhos telefônicos. Já o PABX em nuvem, trata-se de um solução baseada em software que pode ser instalado de forma local (servidor físico ou virtualizado) ou na nuvem.
Dessa forma, equipamentos específicos não são necessários para o uso dos recursos de telefonia e seu funcionamento precisa de acesso à internet. O PABX convencional é ideal para empresas mais tradicionais, que ainda não têm necessidade de recursos mais avançados ou que estão em processo de migração das tecnologias analógica e digital para a tecnologia IP. Essa plataforma dispõe de benefícios que já atendem bem à demanda de muitos negócios. Suas principais vantagens são:
gerenciamento de ligações, podendo ser externas ou internas;
criação de vários ramais;
possibilidade de incluir senhas nos ramais;
identificador de chamadas.
A inovação desse sistema para o ambiente cloud, ou em nuvem, permite um ganho considerável àquelas empresas que possuem um fluxo muito alto de atendimentos telefônicos ou necessitam de mais mobilidade para seus colaboradores. O PABX em nuvem permite, por exemplo, que os ramais sejam usados em qualquer dispositivo que tenha acesso à rede de internet. Mas há, ainda, muitos outros ganhos:
backup contínuo, não havendo a perda de dados;
pode ser usado em celulares e tabletes;
ligações sem custos entre os números internos;
redução nos gastos com ligações;
gerar relatórios;
não se paga pela ociosidade dos recursos;
recuperação ágil;
agilidade nas manutenção;
Redução dos custos.